Noua dietă de business: consumă mai puţină hârtie cu biroul digital

Cu o productivitate a muncii pe oră lucrată, de 5-6 ori sub media europeană, companiile romaneşti au o evidentă nevoie de modernizare. Trecerea la biroul digital reprezintă o şansă reală de progres, în măsura în care antreprenorii locali înţeleg că fluxurile de lucru bazate pe hârtie sunt lipsite de eficiență, facilitează apariția erorilor şi generează costuri nejustificate.

Asociat frecvent conceptului „paperless”, biroul digital nu înseamnă însă eliminarea completă a hârtiei, ci digitalizarea fluxurilor de lucru, pentru ca eficiența muncii să crească, iar costul de timp și bani să scadă. Ce implică însă trecerea la biroul digital, dintr-o perspectivă practică? Simpla adăugare a unui scanner şi a unor abonamente de date mobile nu înseamnă transformare digitală. Este nevoie de mai mult.

Colaborare și digitalizare

Atât pentru o fabrică din inima Bărăganului, cât şi pentru un cabinet de avocatură de pe Calea Victoriei, biroul digital implică generarea, circularea şi consumul informaţiei pe suport electronic. Dar şi lucru în echipă, mobilitate, arhivare şi securitatea datelor. Transformarea digitală a biroului incepe odată cu folosirea in mod permanent a mesageriei electronice, a soluţiilor de lucru colaborativ şi partajare a documentelor. Astfel, informația circulă rapid, deciziile pot fi susţinute cu date reale, iar clienţii primesc răspuns în timp util. Activitatea curentă devine mai eficientă şi mult mai flexibilă, iar angajaţii îşi pot derula activitatea din orice locaţie cu ajutorul echipamentelor mobile (laptop, tableta, telefon). 

Pentru generarea, circulaţia şi partajarea documentelor între membrii aceleaşi echipe sau cu exteriorul, o soluţie simplă şi eficiență este Office 365. Disponibilă prin abonament, suita de productivitate de la Microsoft oferă atât acces la clasicele Outlook, Word şi Excel, cât şi spaţiu personal pentru stocarea documentelor şi un mod usoş de colaborare, prin SharePoint Online. Indiferent de natura activității sau dimensiunea organizației, Office 365 este cel mai bun început pentru crearea unui birou digital.

Cum să elimini 10 tone de hârtie

În mod evident, există domenii in care activitatea este mai complexă si unde legislația impune păstrarea documentelor pe hârtie o perioada indelungată. Pentru astfel de organizații, care gestionează un număr mare de documente, exista soluții pentru digitizarea documentele fizice şi organizarea operațiunilor de tip registratură. Conform datelor prezente pe SEAP (Sistemul Electronic de Achiziţii Publice) o primărie de oraş mare cumpără şi consumă anual cca 10.000 de topuri de hârtie, ceea ce ar umple un birou de dimensiune medie. Cu o aplicaţie precum StarCapture, orice companie sau instituţie publică poate transpune rapid toate documentele fizice în format electronic, iar ulterior le poate partaja uşor, conform fluxurilor de lucru specifice activităţii. Iată cum 10 tone de hârtie pot fi mult mai uşor de manipulat şi depozitat, iar informaţia mai rapid de regăsit.  

Dacă pentru utilizatorii individuali, Office 365 acoperă cerinţele de stocare a informaţiilor, la nivel de organizație documentele digitale trebuie arhivate cu o soluţie profesională, care să permită o administrare eficientă, atât din punct de vedere stocare cât şi clasificare, căutare şi regăsire. Spre exemplu, SEAL răspunde tuturor cerinţelor de arhivare pe termen lung ale unei companii private sau instituţii publice. Mai mult, este un instrument uşor de auditat şi disponibil tot pe bază de abonament lunar.

Trend versus necesitate

Mulţi consideră că „transformarea digitală” este doar un trend împrumutat din economia occidentală. La o analiză atentă însă, beneficiile acestei evoluţii sunt relativ uşor de înțeles şi evaluat. Orice antreprenor ar trebui să-şi pună o întrebare simplă: „ce îmi consumă cel mai mult timp”? Răspunsul este la fel de simplu: căutarea informaţiilor, intervenţia manuală asupra documentelor, pregătirea unor ședințe prelungite etc. Timpul este cel mai mare câştig adus de digitalizare, pentru că orele câştigate se transformă în productivitate şi profitabilitate.

Pentru Romania, datele furnizate de Eurostat arată o dublare a salariului minim între anii 2008-2016 și implicit o creștere generală a nivelului de salarizare, ceea ce duce la necesitatea vitală de creștere a productivităţii. Pentru ca angajaţii să fie mai eficienţi, aceştia trebuie să elimine timpii morți, să poată colabora facil cu colegii și să fie mobili.  Greu de realizat, dacă majoritatea informaţiilor stau pe suport hârtie. Hârtia induce costuri mari de producţie, manipulare şi stocare şi limitează drastic circulaţia informaţiei. Dacă doriţi să ieşiţi din această capcană, Star Storage este furnizorul de soluţii integrate, partenerul de care aveti nevoie pentru construirea biroului digital şi utilizarea unui mediu de lucru colaborativ cu documente în format electronic.

About Author

Business Age
Business Age este centrul de resurse pentru sectorul business care oferă cititorilor informaţii din domenii precum marketing, mărci comunitare, PR şi publicitate, juridic, educaţie financiară, economie, antreprenoriat, afaceri online şi achiziţii publice.