Despre comunicatul de presă s-au scris foarte multe (că ar avea forma piramidei întoarse, că ar răspunde la întrebările de genul Cine? Ce? Când? Unde? Cum? De ce?). Toate acestea sunt adevărate. Da, comunicatul trebuie să aibă forma unei piramide întoarse, în sensul că cea mai importantă informaţie trebuie să fie în primul paragraf. În fapt, structura unui comunicat de presă bine scris este identică cu structura unei ştiri de presă. Acesta este şi unul dintre motivele pentru care, adesea, un comunicat bun este preluat integral de jurnalist (alături de motivul comodităţii, bine-nţeles).

Tipuri de comunicate de presă

Există mai multe tipuri de comunicate de presă, în funcţie de conţinut şi rolul lor:

A. Comunicatul de informare

B. Comunicatul invitaţie

C. Comunicatul de anunţare

D. Comunicatul de reamintire

E. Comunicatul răspuns

1)      Comunicatul de informare este cel mai des folosit în activitatea curentă; după cum îi spune şi numele, rolul său este acela de a oferi informaţii în legătură cu diverse subiecte: rezultatele financiare ale companiei, evenimentele interne/ externe, noi angajaţi etc.

Structura unui comunicat de informare:

2)      Comunicatul invitaţie este diferit de invitaţia propriu-zisă. Acest tip de comunicat este folosit atunci când se doreşte, pe lângă invitarea jurnaliştilor la eveniment, şi obţinerea unei acoperiri media referitoare la acel eveniment. Spre deosebire de invitaţia clasică, acest comunicat cuprinde mai multe informaţii, care pot fi preluate de jurnalişti, pentru scrierea ştirilor.

Structura unui comunicat invitaţie:

Dacă se foloseşte acest tip de comunicat, nu mai este necesară trimiterea invitaţiei clasice către jurnalişti!

3)      Comunicatul de anunţare este diferit de comunicatul clasic, de informare, prin momentul difuzării. Acest tip de comunicat este difuzat cu aproximativ 2-3 săptămâni înaintea trimiterii invitaţiilor la eveniment, având rolul de a atrage atenţia asupra evenimentului şi de a obţine acoperire media. Se foloseşte îndeosebi înaintea unui festival sau târg, evident pentru a atrage cât mai mulţi participanţi şi vizitatori.

Structura sa este identică cu cea a comunicatului de informare.

4)      Comunicatul de reamintire dublează comunicatul invitaţie trimis anterior, pentru a reaminti jurnaliştilor de evenimentul menţionat anterior. Uneori este folosit pentru a înlocui follow-up-ul.

Deşi este o modalitate agresivă de a comunica un eveniment, se foloseşte atunci când se organizează un târg, festival, concurs sau orice alt eveniment care depinde de banii participanţilor.

Atenţie!

Foloseşte cu moderaţie aceste tipuri de comunicate! În cazul unui festival sau târg este acceptată folosirea unui comunicat de anunţare a evenimentului cu 2-3 săptămâni înainte de trimiterea invitaţiilor, urmat de un comunicat de invitare a jurnaliştilor cu o săptămână înaintea evenimentului, un comunicat de reamintire în ziua anterioară evenimentului şi apoi un comunicat post-event, după încheierea sa.

Însă, dacă este vorba despre un eveniment clasic, nu trebuie să depăşim 2 comunicate: un comunicat de anunţare a evenimentului (doar dacă este un eveniment foarte important) şi un comunicat post-event (care este identic cu cel înmânat jurnaliştilor în cadrul evenimentului); însă este foarte important ca fiecare comunicat să conţină informaţii suplimentare.

5)      Comunicatul răspuns prezintă atitudinea companiei faţă de o problemă sau o ştire publicată anterior; poate avea mai multe forme, în funcţie de atitudinea abordată:

a.   de contestare faţă de o ştire cu care compania nu este de acord

b.   de provocare, prin care denunţă o ştire cu care compania nu este de acord (nerecomandabil în PR-ul comercial pentru că este prea agresiv)

c.   de clarificare, prin care aduce anumite precizări şi informaţii suplimentare

d.   de rectificare, prin care corectează anumite informaţii care ar putea prejudicia imaginea companiei