Baza de date: cum o creezi si actualizezi eficient?

Ce este o baza de date? Si de ce este ea importanta?
O baza de date, permanent actualizata, alaturi de o strategie coerenta de relatii publice, reprezinta punctul de plecare in crearea unei bune relatii cu toate publicurile tinta (inclusiv relatia cu presa). De  ce? Pentru ca, inainte de toate, trebuie sa stim cui ne adresam. Pe de alta parte, aceasta este principala activitate a Juniorilor din relatii publice, indiferent ca lucreaza intr-un departament sau intr-o agentie.

De aceea, pentru a crea o baza de date intr-un mod profesionist, trebuie sa folosim un program special de baze de date (Ex. Access). Acesta ne va permite ulterior tot felul de artificii (selectii si filtrari, afisarea intr-o singura pagina a tuturor informatiilor despre o institutie, introducerea unor anumite reguli si multe alte asemenea « minunatii » care la prima vedere par extrem de dificile).

Din pacate, aceasta modalitate de a crea o baza de date este in continuare de domeniul fanteziei. In lumea reala, foarte multe agentii/ departamente de relatii publice inca folosesc “sfantul” Excel in tot ceea ce tine de liste si baze de date. Pare mult mai practic si mai usor de utilizat (lucru total neadevarat, pentru ca acest program are cu totul alt rol, dar este greu sa te impotrivesti “traditiei”).

Insa, indiferent de programul folosit, este important ca baza de date sa aiba urmatoarele campuri:
Nume    Prenume    Functie    Companie    E-Mail    Adresa    Tel. Fix    Mobil    Fax    Observatii

Bine-nteles, la categoriile de infomatii de mai sus, pot fi adaugate si urmatoarele categorii de informatii (in functie de ceea ce ne intereseaza):
Data nasterii    Informatii despre reprezentantul institutiei    Informatii despre institutie    Tip de colaborare    Data actualizarii

Cate baze de date ar trebui sa avem?
Depinde de foarte mult lucruri si, in special, de cat este de bine organizata agentia/ departamentul de relatii publice.
 

Ideal ar fi sa avem una singura, creata profesionist intr-un program special (Ex. Access) si care sa cuprinda toate categoriile de membri (jurnalisti, clienti, furnizori, VIP-uri etc.). Dar, pentru a fi utila, necesita o organizare foarte stricta, cunostinte de Access, actualizare zilnica (de catre o persoana care va avea obligatoriu aceste atributii specificate in fisa postului, pentru a nu uita) si „nervi de otel” pentru a contracara plictiseala pe care o presupune aceasta munca. Din pacate, se intalneste in foarte putine agentii/ departamente de relatii publice, din cauza dificultatii de gestionare, deoarece ritmul de lucru din agentii este foarte trepidant, iar numarul de angajati este mereu insuficient.

Din aceste motive, cel mai adesea, in multe agentii sau departamente, fiecare echipa isi creeaza propria baza de date pentru un anumit client si o actualizeaza doar in momentul in care are nevoie de ea. Avantajul este ca ajungi sa iti cunosti publicurile tinta foarte repede si foarte bine, intrucat lucrezi permanent cu aceleasi persoane. Dezavantajul apare in momentul in care schimbi clientul.

O alta varianta de creare a bazelor de date este in functie de categoriile de public; adesea sunt create: o baza de date pentru jurnalisti business, una pentru jurnalistii care scriu pe domeniul social, una pentru VIP-uri etc. Principalul avantaj, in acest caz, este ca poti folosi o baza de date pentru mai multi clienti (Ex. Un comunicat de presa referitor la  rezultatele financiare va fi trimis aproape tuturor jurnalistilor care scriu pe domeniul economic – cu mici retusuri, indiferent ca vorbim despre un client producator de hartie sau despre un client care produce covrigi.)

Concluzie
O baza de date este adesea construita dupa chipul si asemanarea agentiei/ departamentului care a creat-o: este bine structurata, daca stilul de lucru al agentiei este organizat si viceversa.

Insa cea mai buna forma a unei baze de date este cea care raspunde nevoilor agentiei/ departamentului de relatii publice. Daca te ajuta sa ai o relatie foarte buna cu publicurile tale, fara sa existe situatii neplacute in care ii trimiti un comunicat unui jurnalist care isi schimbase locul de munca in urma cu 6 luni, atunci inseamna ca este foarte bine gestionata.

About Author

Larisa Toader este Managing Director al companiei Russenart Communications. Are o experienta de 10 ani in comunicare si relaţii publice, din care 7 ani in agentii de PR romanesti si multinationale, ocupand in ultimii 3 ani diverse pozitii manageriale. Datorita activitatii desfasurate in mai multe companii a dobandit o cunoastere aprofundata a diferitelor stiluri de lucru si instrumente folosite atat pe piata romaneasca de relatii publice, cat si pe cea internationala. A lucrat atat in agentii multinationale (Ogilvy, Leo Burnett – prin Starlink, Civitas Global Ketchum), cat si in agentii de comunicare romanesti (Prais Corporate Communications), sau in institutii de stat (Facultatea de Comunicare si Relaţii Publice din cadrul SNSPA).