Când email-ul dă greş, întoarce-te la comunicarea tradiţională

Recent am auzit un senior manager care se apăra asupra felului în care se ocupase de o situaţie, spunând, „Nu pricep de ce n-au înţeles. Le-am trimis o duzină de email-uri detaliate pe subiectul ăsta în ultima săptămână.” O conversaţie scurtă, urmată de un email concis, care să confirme paşii următori, ar fi clarificat problema în câteva minute şi l-ar fi salvat de acele email-uri şi de complicaţiile care au urmat.

Un alt executiv mi s-a plâns, „I-am trimis tipului o grămadă de mesaje text. Ştiu că este acolo, aşa că nu înţeleg de ce nu răspunde?” În mod sigur ar fi fost mai bine dacă l-ar fi sunat sau dacă s-ar fi dus până la biroul celui în cauză şi ar fi vorbit faţă-n faţă. Mutarea care i-ar fi rezolvat problema imediat şi ar fi eliminat tensiunile.

Pe scurt, dacă aceşti manageri ar fi încercat să se deplaseze personal, în loc să dea mesaje şi să se plângă, s-ar fi scutit pe ei înşişi de efort. De ce să nu pui mâna pe telefon? Pe măsură ce tehnologia a evoluat, la fel s-a întâmplat şi cu eticheta de business. Oamenii au tendinţa să se bazeze în primul rând pe email şi pe sms-uri, pentru că acest tip de comunicare este precis şi mai puţin indiscret, în timp ce un apel telefonic sugerează că problema nu poate fi rezolvată prin mijloace obişnuite. Dar nu este nimic eficient în permiterea unei probleme să escaladeze.
Pentru a sparge aceste bariere de comunicare, faceţi din întâlnirile personale de la birou o obişnuinţă zilnică. Termenul dat de australieni este “going walkabout”; mulţi manageri consultanţi îl numesc „management în plimbare.” Indiferetnt cum îl numiţi, funcţionează. Şi dacă voi şi top managerii voştri nu îl puneţi în practică, atunci pierdeţi unul din cele mai importante şi ieftine mijloace de management. Mie mi-a placut întotdeauna să cunoasc oamenii din companiile Virgin. Mi se pare o metodă mult mai bună să înţeleg ce se întâmplă cu adevărat, decât să stau în biroul meu. “OK, stând întins în hamacul meu de acasă, citind rapoartele.” Cu toate astea, nu oricine este la fel de sociabil, aşă că vă voi da câteva ponturi:

Fii adept al egalitarismului. Nu-ţi restrânge turele numai în aria ta din companie; încearcă să cunoşti colegii de pe orice palier. Fă asta în momente întâmplătoare. Nu vei dori ca angajaţii tăi din prima linie să gândească: „E marţi, trei după-amiaza. Ar trebui să apară în orice clipă.” Dacă managerii sau şefii de departament se ţin scai de tine, atunci explică-i politicos că vei cunoaşte oamenii mai bine dacă eşti pe cont propriu.

Dacă întâmpini angajaţi pe care nu i-ai mai întâlnit înainte, asigură-te că vei da măna cu ei şi prezintă-te întotdeauna cu numele, indiferent de funcţia pe care o ocupi în cadrul companiei. (Dacă aceste întâlniri neaşteptate ţi se par puţin ciudate, imaginează-ţi dacă te-ai aştepta să fi recunoscut de un senior manager pe care nu l-ai întâlnit niciodată.) Păstrează tonul informal: „Salut, sunt John Brown,” e mult mai puţin intimidant decât „Bună ziua. Eu sunt directorul financiar, domnul Brown.” Nu te rezuma numai la discuţii legate de serviciu. Dacă are o fotografie cu cineva din familie pe birou, leagă o conversaţie în jurul ei, „ Ai un jucător de tenis în familie? Copiii mei adoră să mă alerge pe tot terenul.” Asta te va ajuta să spargi gheaţa.

Relaxează-te şi distrează-te, pune întrebări şi ascultă. Întreabă-ţi colega ce crede despre punctele ei forte şi cele slabe, dar şi despre provocările cu care se confruntă la birou în fiecare zi. Notează tot ce ţi se pare important. (Când nu am carnetul de notiţe la mine, obişnuiesc să-mi scriu pe palme şi braţe.). Dacă aveţi noutăţi să le spuneţi, încercaţi să echilibraţi evoluţiile pozitive cu lucrurile care vă îngrijorează.  Este puţin probabil că toţi salariaţii să ştie prea multe despre imaginea de ansamblu, astfel încât ei vor avea nevoie de ajutorul tau să înţeleagă problema în perspectivă.
Mai presus de toate, încearcă să-i surprinzi făcând ceva bun, să le recunoşti meritele şi să-i încurajezi la locul lor de muncă. Dacă se întâmplă să dai peste o problemă, atunci este bine s-o comunici discret mai departe şefilor de departament, în loc să-l pui pe angajat într-o situaţie stânjenitoare.

La companiile Virgin ne-am dat seama că atunci când un senior manager face efortul de a încuraja angajaţii, atunci spiritul real al comunicării iese la iveală. Dacă vreţi să agitaţi puţin lucrurile, atunci daţi o petrecere. Nu doar că este o scuză bună să vă distraţi puţin, dar tu şi colegii tăi puteţi petrece puţin timp împreună. Aşa că te rog să te ridici din scaunul tău confortabil chiar acum. Nu există un moment mai potrivit decât cel prezent pentru o vizită prin birouri. Va deveni tot mai uşor pe măsură ce exersezi. Dacă simţi nevoia să-ţi justifici prezenţa, poţi spune pur şi simplu: „Richard m-a trimis” – sau poate că nu! 

Articol preluat de pe www.cariereonline.ro. Citeste mai multe materiale semnate Richard Branson aici.

About Author