Comunicatul de presă – cum îl scrii şi de ce?

Despre comunicatul de presă s-au scris foarte multe (că ar avea forma piramidei întoarse, că ar răspunde la întrebările de genul Cine? Ce? Când? Unde? Cum? De ce?). Toate acestea sunt adevărate. Da, comunicatul trebuie să aibă forma unei piramide întoarse, în sensul că cea mai importantă informaţie trebuie să fie în primul paragraf. În fapt, structura unui comunicat de presă bine scris este identică cu structura unei ştiri de presă. Acesta este şi unul dintre motivele pentru care, adesea, un comunicat bun este preluat integral de jurnalist (alături de motivul comodităţii, bine-nţeles).

Tipuri de comunicate de presă

Există mai multe tipuri de comunicate de presă, în funcţie de conţinut şi rolul lor:

A. Comunicatul de informare

B. Comunicatul invitaţie

C. Comunicatul de anunţare

D. Comunicatul de reamintire

E. Comunicatul răspuns

1)      Comunicatul de informare este cel mai des folosit în activitatea curentă; după cum îi spune şi numele, rolul său este acela de a oferi informaţii în legătură cu diverse subiecte: rezultatele financiare ale companiei, evenimentele interne/ externe, noi angajaţi etc.

Structura unui comunicat de informare:


Structură

Descriere

Titlu

Un text atractiv

 

Paragraf 1

Informaţia care trebuie comunicată

 

Paragraf 2

Completări la informaţia iniţială

 

Declaraţie 1

Un reprezentant al companiei care să justifice informaţiile din primul şi al doilea paragraf

Declaraţie 2

Al doilea reprezentant al companiei, care aduce completări la prima declaraţie

Paragraf 3

Informaţii suplimentare care completează informaţiile din primele paragrafe

Boiler Plate

Descrierea oficială a companiei (aprobată de companie, este folosită în majoritatea comunicatelor – se modifică foarte rar, atunci când datele respective nu mai sunt actuale).

Date de contact

Nume, prenume, e-mail, tel. fix, mobil, ale persoanei care poate oferi informaţii suplimentare la solicitările jurnaliştilor

2)      Comunicatul invitaţie este diferit de invitaţia propriu-zisă. Acest tip de comunicat este folosit atunci când se doreşte, pe lângă invitarea jurnaliştilor la eveniment, şi obţinerea unei acoperiri media referitoare la acel eveniment. Spre deosebire de invitaţia clasică, acest comunicat cuprinde mai multe informaţii, care pot fi preluate de jurnalişti, pentru scrierea ştirilor.

Structura unui comunicat invitaţie:


Structură

Descriere

Paragraf 1

Tema evenimentului, data şi ora, locul de desfăşurare

Paragraf 2

Participanţii

Descrierea evenimentului

Informaţii suplimentare despre eveniment

Boiler Plate

Descrierea oficială a companiei

RSVP

Datele de contact ale persoanei către care se va confirma participarea

Dacă se foloseşte acest tip de comunicat, nu mai este necesară trimiterea invitaţiei clasice către jurnalişti!

3)      Comunicatul de anunţare este diferit de comunicatul clasic, de informare, prin momentul difuzării. Acest tip de comunicat este difuzat cu aproximativ 2-3 săptămâni înaintea trimiterii invitaţiilor la eveniment, având rolul de a atrage atenţia asupra evenimentului şi de a obţine acoperire media. Se foloseşte îndeosebi înaintea unui festival sau târg, evident pentru a atrage cât mai mulţi participanţi şi vizitatori.

Structura sa este identică cu cea a comunicatului de informare.

4)      Comunicatul de reamintire dublează comunicatul invitaţie trimis anterior, pentru a reaminti jurnaliştilor de evenimentul menţionat anterior. Uneori este folosit pentru a înlocui follow-up-ul.

Deşi este o modalitate agresivă de a comunica un eveniment, se foloseşte atunci când se organizează un târg, festival, concurs sau orice alt eveniment care depinde de banii participanţilor.

Atenţie!

Foloseşte cu moderaţie aceste tipuri de comunicate! În cazul unui festival sau târg este acceptată folosirea unui comunicat de anunţare a evenimentului cu 2-3 săptămâni înainte de trimiterea invitaţiilor, urmat de un comunicat de invitare a jurnaliştilor cu o săptămână înaintea evenimentului, un comunicat de reamintire în ziua anterioară evenimentului şi apoi un comunicat post-event, după încheierea sa.

Însă, dacă este vorba despre un eveniment clasic, nu trebuie să depăşim 2 comunicate: un comunicat de anunţare a evenimentului (doar dacă este un eveniment foarte important) şi un comunicat post-event (care este identic cu cel înmânat jurnaliştilor în cadrul evenimentului); însă este foarte important ca fiecare comunicat să conţină informaţii suplimentare.

5)      Comunicatul răspuns prezintă atitudinea companiei faţă de o problemă sau o ştire publicată anterior; poate avea mai multe forme, în funcţie de atitudinea abordată:

a.   de contestare faţă de o ştire cu care compania nu este de acord

b.   de provocare, prin care denunţă o ştire cu care compania nu este de acord (nerecomandabil în PR-ul comercial pentru că este prea agresiv)

c.   de clarificare, prin care aduce anumite precizări şi informaţii suplimentare

d.   de rectificare, prin care corectează anumite informaţii care ar putea prejudicia imaginea companiei

About Author

Larisa Toader este Managing Director al companiei Russenart Communications. Are o experienta de 10 ani in comunicare si relaţii publice, din care 7 ani in agentii de PR romanesti si multinationale, ocupand in ultimii 3 ani diverse pozitii manageriale. Datorita activitatii desfasurate in mai multe companii a dobandit o cunoastere aprofundata a diferitelor stiluri de lucru si instrumente folosite atat pe piata romaneasca de relatii publice, cat si pe cea internationala. A lucrat atat in agentii multinationale (Ogilvy, Leo Burnett – prin Starlink, Civitas Global Ketchum), cat si in agentii de comunicare romanesti (Prais Corporate Communications), sau in institutii de stat (Facultatea de Comunicare si Relaţii Publice din cadrul SNSPA).